AUDITING
2 Comprensione del Sistema
di Gestione Ambientale
In questa fase vengono raccolte informazioni per
individuare le evidenze oggettive necessarie alla valutazione del Sistema
di Gestione Ambientale.
L’auditor approfondisce le conoscenze relativamente
ai seguenti aspetti:
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Assetto organizzativo:
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Analisi della documentazione e dei modi con i quali
è gestita;
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I sistemi di controllo interno (operativi e manageriali);
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Le procedure e gli strumenti di revisione dei processi
e delle attività.
Le attività pratiche di questa fase sono cinque:
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Riunione d’apertura
Il team di auditing si riunisce con la direzione
dell’azienda per riassumere il campo di applicazione, gli obiettivi, il
piano dell’audit e rivedere quali saranno le procedure e i tempi di acquisizione
dei dati e l’avvio del ciclo di audit.
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Visita al sito
Nonostante al gruppo di auditing sia stato
fornita la documentazione sul sito, è importante prendere atto di
persona come funzionano gli impianti (soprattutto quelli più interessati
dal sistema di gestione ambientale come gli impianti di depurazione e di
smaltimento dei rifiuti) e come questi sono gestiti dagli operai e dai
tecnici.
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Interviste al personale
I soggetti che meglio conoscono le procedure di gestione,
sono coloro che le applicano praticamente con il loro lavoro giornaliero.
È importante, quindi, acquisire più informazioni possibili
con l’ausilio di interviste. Gli intervistati sono tutti i dipendenti dell’azienda:
dall’alto dirigente ai tecnici e agli operai.
In particolar modo bisogna acquisire i pareri e
le conoscenze dei vari responsabili dell’azienda: responsabile della manutenzione,
dei servizi tecnici, della gestione degli impianti.
Le domande delle interviste devono essere:
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Chiare: l’intervistato deve capire quale percorso
logico l’auditor sta seguendo nel questionario.
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Pertinenti: bisogna fare domande precise al personale
competente.
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Efficaci: ogni domanda deve essere formalizzata in
maniera tale da ricevere la maggior quantità di informazioni.
L’intervista non si conclude quando il questionario
è stato completato, ma continua con la richiesta di delucidazioni
e approfondimenti delle risposte date dal soggetto dell’intervista.
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Analisi della documentazione
Un’altra modalità di raccolta di informazioni
è quella di consultare i documenti dell’azienda per analizzare sia
i dati contenuti, sia le metodologie di acquisizione e catalogazione dei
dati stessi.
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Analisi delle procedure
Il gruppo di auditing esamina le procedure organizzative
e le istruzioni operative adottate dall’organizzazione (soprattutto per
quanto riguarda le arre giudicate più critiche). In particolare
si cerca di capire il grado di completezza e di chiarezza della procedure
non solo analizzando i manuali, ma anche appurando in sito come queste
procedure sono state recepite dal personale e come vengono applicate.
3 Raccolta delle evidenze
Una volta acquisite tutte le informazioni che sono
state giudicate necessarie, si passa alla raccolta delle evidenze oggettive
che possono essere:
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Evidenze fisiche: osservazioni dell’auditor
nel corso dell’analisi in sito, per esempio un’errata manutenzione di un
impianto, la mancanza di sistemi antincendio.
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Evidenze documentali: problemi relativi alla
modalità di acquisizione e catalogazione dei dati.
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Evidenze specifiche: osservazioni di carattere
soggettivo dell’auditor che forte della sua esperienza può indicare
"cosa non va" nella gestione come per esempio l’appropriatezza di un indicatore
per tenere sotto controllo un inquinante.
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GENERALITA' |
RISULTATI
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