AUDITING
4 Valutazione dei risultati
A questo punto gli auditor, sulla base delle evidenze
oggettive, formulano le valutazioni del sistema di gestione ambientale.
A livello generale e in maniera dettagliata per le diverse attività
dell’azienda, vengono presentate le valutazioni dell’adeguatezza dell’intero
sistema rispetto al programma ambientale. Accanto alle valutazioni sono
anche riportate delle indicazioni di come possono essere affrontate le
carenze individuate. L’inadeguatezza del sistema di gestione può
essere classificato secondo tre tipi di non conformità:
-
Non conformità gravi: il sistema di gestione
Ambientale è tale, così com’è strutturato, da rendere
impossibile il raggiungimento degli obiettivi della politica ambientale.
-
Non conformità specifiche: gli obiettivi ambientali
sono raggiungibili a patto di compiere delle correzioni dal punto di vista
tecnico, organizzativo e gestionale.
-
Non conformità documentali: imperfezioni relative
alla gestione della documentazione (carenze nella raccolta o nella catalogazione)
È importante che in questa fase l’auditor dimostri
una certa flessibilità: bisogna tener conto del livello di sviluppo
del sistema di gestione ambientale, del contesto culturale e organizzativo
dell’impresa. Se è in atto il primo tentativo dell’azienda di dotarsi
di un Sistema di gestione ambientale (indipendentemente dalle certificazioni,
è naturale siano presenti delle difformità, ma è inutile
che l’auditor richieda uno stravolgimento del sistema di gestione, perché
questo non verrà mai accettato né dalla dirigenza, né
dal resto del personale: è meglio migliorare il sistema gradatamente,
magari attraverso più cicli di audit proprio per evitare che all’inizio
del ciclo di audit l’azienda si ponga obiettivi irraggiungibili, è
bene che l’auditor partecipi alla fase di pre-audit.
-
Rapporto finale
Prima di redigere il rapporto finale, si svolge
un incontro tra il team di audit e l’amministrazione dell’azienda per discutere
la bozza del rapporto: lo scopo principale di questa riunione è
di presentare le risultanze dell’audit al soggetto dell’audit in modo che
esse siano chiaramente comprese e sia riconosciuto che sono basate sui
fatti. I disaccordi dovrebbero essere risolti, se possibile, prima che
il responsabile dell’audit pubblichi il rapporto.
Gli obiettivi del rapporto finale, come indicato
nel Regolamento EMAS (allegato 2 punto F.2), sono:
-
documentare la portata dell’audit;
-
fornire alla direzione informazioni sullo stato di
conformità con la politica ambientale dell’impresa e con i progressi
di carattere ambientale compiuti sul sito;
-
fornire alla direzione informazioni sull’efficacia
e l’affidabilità delle misure di sorveglianza dell’impatto ambientale
nel sito;
-
dimostrare, se del caso, la necessità di azioni
correttive.
I contenuti, invece, secondo l’ISO 14011 (punto 5.4.2)
dovrebbero essere:
-
l’identificazione dell’organizzazione soggetta all’audit
e del cliente;
-
gli obiettivi, il campo di applicazione e il piano
dell’audit concordati;
-
i criteri concordati inclusa una lista dei documenti
di riferimento rispetto ai quali è stato condotto l’audit;
-
il periodo di tempo coperto dall’audit e la data(e)
alla quale l’audit è stato condotto;
-
l’identificazione dei rappresentanti soggetti all’audit
che hanno partecipato all’audit;
-
l’identificazione dei membri del gruppo di audit;
-
una dichiarazione della natura confidenziale del contenuto;
-
la lista di distribuzione del rapporto di audit;
-
un sommario del processo di audit, compresi gli ostacoli
incontrati;
-
le conclusioni dell’audit quali:
-
conformità del sistema di gestione ambientale
ai criteri di audit del sistema di gestione ambientale;
-
se il sistema è convenientemente messo in atto
e mantenuto;
-
se il procedimento di riesame interno da parte della
direzione è in grado di assicurare la continua adeguatezza ed efficacia
del sistema di gestione ambientale.
-
Il piano d’azione
Il rapporto finale può contenere, oltre alle
indicazioni delle non conformità, anche delle proposte di modifica
del sistema di gestione per correggerne i punti deboli contenute in un
piano d’azione che diventerà un punto di partenza per i successivi
cicli di audit. Nel successivo ciclo, infatti, si partirà analizzando
la situazione iniziale, le indicazioni del piano d’azione e i risultati
effettivamente raggiunti.
Un ciclo di audit nel suo complesso, secondo il
regolamento EMAS deve durare al massimo 3 anni, ma molto dipende dalle
dimensioni e dall’organizzazione dell’impresa: è ovvio che se una
piccola azienda ha introdotto da poco un sistema di gestione ambientale
è bene svolgere un ciclo di audit con una frequenza maggiore di
una volta ogni tre anni.
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DEFINIZIONE
DELLE EVIDENZE OGGETTIVE |
LA
FIGURA DELL'AUDITOR
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